Assistant·e de Direction - Service d'Accueil d'Urgence H/F - Association Devenir

1 Assistant.e de Direction (H/F)
En CDI, temps plein - 35h - à pourvoir immédiatement

L'Association Devenir, intervient dans le champ de la Protection de l'Enfance depuis sa création en 1982. Elle a pour mission d'aider et de protéger des mineurs et de jeunes majeurs rencontrant des difficultés familiales et une insertion sociale difficile. Partenaire depuis sa création du Conseil Départemental dans la mise en oeuvre de mesures de protection de l'enfant, elle accueille chaque année 145 enfants et jeunes, en hébergement et sur des dispositifs innovants.
Son activité se répartit sur 2 pôles. Le Pôle Hébergement composé du S.A.U.O et de deux Maisons d'Enfants à Caractère Social et le Pôle Inclusion Sociale avec le Service ADOPHE et le Pôle Autonomie des Jeunes situés dans l'est du département.
Nous recherchons un.e Assistant.e de Direction pour rejoindre les équipes du Service d'Accueil d'Urgence et d'Orientation (23 salariés et environ 15 accueils d'une durée 48h à 4 mois) :

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur du SAUO et en lien fonctionnel avec le Directeur adjoint et la Cheffe de service, vous aurez pour missions :

- Assurer le secrétariat, la gestion du courrier, des e-mails et des appels téléphoniques,
- Préparer l'admission d'un jeune conformément à la procédure d'admission du SAUO ; constituer son dossier et en vérifier les éléments ; tenir à jour les entrées et sorties journalières auprès de l'Aide Sociale à l'Enfance et établir la facturation,
- Assurer un soutien administratif aux équipes (affichage obligatoire sur site, mise à jour des tableaux de bord),
- RH : suivre le process interne de recrutement, préparation du dossier et intégration du salarié, DPAE, contrat de travail, demande de visite à l'ACMS, éléments variables de paie : saisie des absences, congés etc,
- Mettre en forme, corriger les documents rédigés par les autres professionnels (courriers, rapports, notes d'incidents, projet de service, rapport d'activité),
- Déclarer les sinistres auprès de la MAIF et suivre le dossier jusqu'à remboursement,
- Suivre le dossier sécurité en lien avec le Responsable des Services Techniques (classer et archiver les rapports de conformité),
- Classer et Archiver les documents et les dossiers sur l'arborescence informatique,
- Participer à la vie institutionnelle (prise de notes et comptes rendus des réunions de direction hebdomadaires).
Profil :
De formation Bac +2 (Assistanat de gestion/de direction/Support à l'Action Managériale), vous disposez d'une expérience d'assistanat de cinq années minimum, idéalement au sein d'une structure médico-sociale. Doté(e) de capacités relationnelles et rédactionnelles, vous maîtrisez les règles de l'assistanat.
Polyvalent.e, autonome et rigoureux.se) vous avez une forte capacité d'adaptation, de gestion des priorités et vous savez faire face aux imprévus et aux urgences.
Ce poste nécessite un sens aigu de la confidentialité.
Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office).
Permis B obligatoire ou capacité à faire les déplacements Neuilly-sur-Marne/Tremblay-en-France.
La connaissance des logiciels EIG RH, OCTIME, NemoWeb serait un plus.

Poste basé à Neuilly-sur-Marne avec déplacements hebdomadaires à Tremblay-en-France
Salaire : selon Convention Collective des Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées et Handicapées de 1966 (à partir de 29.000 Euros bruts annuels), participation au transport et à la mutuelle, 9 jours de congés trimestriels par an en plus des congés annuels, chèques ANCV, chèques cadeaux, possibilité d'1 jour de télétravail par semaine dès 6 mois d'ancienneté

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note