Assistant·e de Direction - Secteur Médico-Social H/F - Association Devenir

Nous recherchons un.e Assistant.e de Direction pour rejoindre les équipes du Service d'Accueil d'Urgence et d'Orientation (23 salariés et environ 15 accueils d'une durée 48h à 4 mois) :

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur du SAUO et en lien fonctionnel avec le Directeur adjoint et la Cheffe de service, vous aurez pour missions :

- Assurer le secrétariat, la gestion du courrier, des e-mails et des appels téléphoniques,
- Préparer l'admission de l'enfant conformément à la procédure d'admission du SAUO ; constituer son dossier et en vérifier les éléments ; tenir à jour les entrées et sorties journalières auprès de l'Aide Sociale à l'Enfance et établir la facturation,
- Assurer un soutien administratif aux équipes (affichage obligatoire sur site, mise à jour des tableaux de bord),
- RH : suivre le process interne de recrutement, préparation du dossier et intégration du salarié, DPAE, contrat de travail, demande de visite à l'ACMS, éléments variables de paie : saisie des absences, congés etc,
- Mettre en forme, corriger les documents rédigés par les autres professionnels (courriers, rapports, notes d'incidents, projet de service, rapport d'activité),
- Déclarer les sinistres auprès de la MAIF et suivre le dossier jusqu'à remboursement,
- Suivre le dossier sécurité en lien avec le Responsable des Services Techniques (classer et archiver les rapports de conformité),
- Classer et Archiver les documents et les dossiers sur l'arborescence informatique,
- Participer à la vie institutionnelle (prise de notes et comptes rendus des réunions de direction hebdomadaires).

Profil :

De formation Bac +2 (Assistanat de gestion/de direction/Support à l'Action Managériale), vous disposez d'une expérience d'assistanat de cinq années minimum, idéalement au sein d'une structure médico-sociale. Doté(e) de capacités relationnelles et rédactionnelles, vous maîtrisez les règles de l'assistanat.

Polyvalente, autonome et rigoureux(se), vous avez une forte capacité d'adaptation, de gestion des priorités et vous savez faire face aux imprévus et aux urgences.
Ce poste nécessite un sens aigu de la confidentialité.
Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office).

Capacité à faire les déplacements Neuilly-sur-Marne/Tremblay-en-France.

La connaissance des logiciels EIG RH, OCTIME, NemoWeb serait un plus.

Poste basé à Neuilly-sur-Marne avec déplacements hebdomadaires à Tremblay-en-France

L Association Devenir intervient dans le champ de la Protection de l enfance depuis 40 ans sur le territoire de la Seine-Saint-Denis.

Ses missions consistent à héberger et accompagner des enfants, adolescents, jeune majeurs dans le cadre de mesures de protections ordonnées par le juge des enfants, et en partenariat avec les services de l ASE du Département.

Elle a diversifié son champs d intervention en accompagnant aussi des familles vulnérables dans le cadre de mesures Adophé, placement à domicile, où un travail est mené dans le cadre du soutien à la fonction parentale.

En 2023, l Association assure un accompagnement et/ou hébergement de près de 160 mineurs et jeunes majeurs, ainsi que 30 familles.

Ses équipes sont pluri-professionnelles, ce qui favorise une richesse d expertise au profit des jeunes, dans un objectif partagé de qualité de prise en charge, et de sécurisation de leurs parcours à la sortie des dispositifs de protection de l enfance.

• Traitement du courrier
• Prise de note