Agent d'Accueil et de Secretariat - Villiers-Sur-Marne H/F - Communes

L'agent d'accueil et de secrétariat constitue le premier contact entre le public et l'établissement.
Il assure une mission essentielle d'accueil physique et téléphonique, de gestion administrative courante et de suivi de l'activité pédagogique.
Il veille à la bonne circulation de l'information, au traitement efficace des demandes et participe activement au bon fonctionnement du service

Accueil du public
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, parents, visiteurs, partenaires).
Informer et orienter les publics sur l'organisation des cours, les démarches administratives, les événements de l'établissement.
Gérer les demandes de premier niveau et relayer les sollicitations spécifiques aux interlocuteurs compétents.
Suivi administratif des élèves
Saisir et mettre à jour les absences et présences des élèves dans DUONET.
Contribuer à la mise à jour des dossiers administratifs et à la gestion de la base élèves.
Assurer le classement et l'archivage des documents liés à la scolarité.
Traitement des courriers et des demandes
Traiter les courriels entrants et assurer leur répartition ou leur réponse selon les consignes données.
Rédiger des courriers ou documents simples à la demande de la direction ou des professeurs.
Réaliser les demandes techniques ou logistiques via les outils ASTECH, CLARILOG
Suivi logistique et matériel
Alerter en cas de dysfonctionnement ou de besoin matériel spécifique.
Participer au suivi de l'inventaire du matériel pédagogique, informatique et technique en lien avec l'agent polyvalent.
Communication interne et externe
Assurer l'affichage des informations utiles aux usagers (emplois du temps, annulations, évènements, etc.).
Participer à la diffusion des informations administratives et pédagogiques.
Réception des livraisons et informations auprès de la Direction et du Secrétariat.
Constitution et vérification des dossiers pour les réinscriptions/inscriptions des élèves.
Contribuer à l'ambiance accueillante et à l'image positive de l'établissement.

Contraintes du poste :
Poste à temps complet
Horaires spécifiques en fonction des besoins du service
Possible disponibilité ponctuelle lors de spectacles en soirée ou le week-end
Prise de congés sur période de congés scolaires

Profil :
Cadre d'emplois : catégorie C - Filière Administrative

Savoirs & compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie).
Connaissance des logiciels DUONET, ASTECH, CLARILOG ou capacité à se former rapidement.
Bonnes capacités d'expression écrite et orale.
Sens du service public et de la confidentialité

Savoir-faire
Accueillir avec professionnalisme, écoute et bienveillance.
Gérer les priorités et respecter les délais.
Travailler en équipe tout en étant autonome sur ses missions.
Réagir avec calme et efficacité face aux imprévus.

Savoir-être
Ponctualité, rigueur et sens de l'organisation.
Aisance relationnelle et diplomatie.
Discrétion et loyauté.
Bonne présentation et posture adaptée à un accueil grand public.

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Word
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation