Responsable Adjointe du Service des Formalités Administratives - Combs la Ville H/F - Communes

L'adjoint(e) au responsable des formalités administratives accompagne le responsable dans l'organisation et le pilotage du service et assure son remplacement en cas d'absence. Il/elle participe à l'amélioration continue des procédures afin de moderniser les pratiques du service.

Le poste consiste également à accueillir, informer et accompagner les administrés dans leurs démarches administratives (état civil, élections, formalités diverses), en garantissant la qualité du service rendu, le respect de la réglementation et des délais.

La dimension relationnelle est centrale, avec des échanges constants avec les usagers, les services municipaux et les partenaires institutionnels.

Activités principales :

Organisation et gestion du service :
- Assister et remplacer le responsable de service
- Organiser, coordonner et contrôler l'activité d'une équipe de 8 agents
- Elaborer et mettre à jour les procédures internes
- Être force de proposition pour améliorer le service rendu

Accueil et relation aux usagers :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Informer, orienter et accompagner les administrés
- Traiter les demandes liées aux formalités administratives

Gestion de l'état civil :
- Instruire et suivre les dossiers (naissance, mariage, décès, PACS...)
- Rédiger actes et documents administratifs
- Organiser les cérémonies (mariages, parrainages civils)

Gestion des élections :
- Tenir et mettre à jour les listes électorales
- Participer à l'organisation matérielle des scrutins
- Assurer une présence lors des élections

Gestion funéraire :
- Préparer les autorisations et dossiers funéraires
- Assurer le suivi des concessions et opérations au cimetière

Formalités administratives :
- Instruire les dossiers (CNI, passeports, attestations, recensement...)
- Assurer le suivi des affaires militaires et du recensement citoyen

Activités ponctuelles :
- Secrétariat des mariages (par roulement)
- Remplacement ponctuel des collègues
- Contrôle des opérations funéraires sur site

- Horaires spécifiques : Travail un samedi matin sur deux (avec récupération dans les 15 jours qui suivent)
- Déplacements : Ponctuels (cimetière notamment)
- Astreintes / permanences : Participation aux élections et cérémonies
- Autres contraintes :
- Secrétariat de mariage le samedi après-midi (par roulement, avec récupération)
- Disponibilité liée aux scrutins électoraux

Connaissances théoriques et pratiques :

- Droit civil, code de la nationalité, législation funéraire, code électoral
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance des logiciels métiers (TES, Synbird, Mélodie, Gescime, Suffrage Web...)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Veille réglementaire et juridique

Savoir-faire :

- Accueillir et informer le public
- Instruire et gérer des dossiers administratifs
- Organiser et coordonner une équipe
- Rédiger des actes et courriers administratifs
- Appliquer et faire évoluer des procédures
- Gérer les situations complexes avec les usagers

Savoir-être :

- Sens du service public
- Bonnes qualités relationnelles (écoute, diplomatie, patience)
- Discrétion et respect du devoir de réserve
- Rigueur et organisation
- Esprit d'équipe et aptitude managériale
- Adaptabilité et réactivité
- Bonne présentation et expression orale