Assistant Archives et Documentation - Gagny H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable du Service Archives et Patrimoine, vous êtes en charge des missions administratives, archivistiques et de documentation qui incombent au service

Missions administratives :
- Gestion des appels téléphoniques, des mails et des courriers ;
- Commandes des fournitures (bureautiques, matériel d'archives) ;
- Relation avec les prestataires, les éditeurs, les élus et les agents municipaux (dans le cadre d'une commande de prestation) ;
- Rédaction de documents administratifs (courriers, mails, tableaux...) ;
- Elaboration de tableau bord
- Traitement et suivi des demandes permettant le bon fonctionnement du service (technique, administratif, commandes...) ;
- Accueil, formation et encadrement de stagiaires.

Missions relatives aux archives :
- Participation à la collecte des archives : versements par les services communaux ;
- Conseils et faire respecter les procédures auprès des services communaux ;
- Classement et description des archives : tri, classement, inventaire et saisie dans le logiciel d'archives ;
- Communication des archives :
accueil et informations du public (lecteurs, agents municipaux, élus, généalogistes, notaires, étudiants, particuliers, historiens, sociétés d'histoires, architectes...)
recherches historiques, généalogiques et administratives ;
lecture et retranscription d'actes anciens (à partir du XVII ème siècle)
gestion des prêts : suivi des demandes, des retours et réintégration des documents dans le magasin d'archives ;
- Conservation des fonds d'archives dans le local archives : relevés de températures et d'hygrométrie ; contrôle d'accès aux personnes internes et externes, contacter les services compétents en cas de problèmes ;
- Participation aux actions de valorisation du patrimoine communal ;
- Gestion du logiciel d'archives : saisie d'inventaire et des demandes de communication.

Missions relatives à la documentation :
- Gestion des abonnements de périodiques et d'ouvrages des services (nouvelles adhésions, réabonnements, résiliations, relations avec les éditeurs) ;
- Gestion financière des abonnements de périodiques et d'ouvrages des services (devis, bons de commandes, bons d'engagement, facturation) ;
- Recherches documentaires ;
- Suivi du bulletinage (circulation des périodiques dans les services) ;
- Gestion de la documentation et des ouvrages du service archives (inventaire, conservation...) ;
- Constitution de dossiers documentaires thématiques.

Horaires, conditions de travail et contraintes :

- Temps complet - Temps de travail hebdomadaire : 37H00
- Contraintes : contact avec la poussière et ports de charges lourdes ponctuels
- Situé à la mairie annexe : 66 rue du chemin de Fer, Gagny

Compétences / connaissances
- Maitrise ou connaissance de la législation en matière d'archives et des techniques documentaires ;
- Maîtrise ou connaissance des méthodes de recherches historiques ;
- Connaissance de la lecture ou retranscription d'actes anciens ;
- Connaissance ou maîtrise du logiciel d'archives (ex : LIGEO) ou logiciel administratif ( ex : CIRIL finances) ;
- Maîtrise du pack office (Word, Excel...) et recherches sur internet.
- Connaissance des collectivités territoriales

Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
- Excellent accueil du public ;
- Excellent sens du service et du travail en équipe ;
- Ponctualité, autonomie, réactivité, rigueur, sens de l'organisation, dynamique et motivation ;
- Grande capacité rédactionnelle et excellente orthographe ;
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve.

- Expérience de trois ans minimum.

• Utilisation de moteurs de recherche
• Création d'une base documentaire
• Word
• Compétences rédactionnelles