Assistant Administratif des Services Espaces Publics Voirie Propreté Urbaine Espaces... H/F - 93

Assistant(e) administratif(ve) placé sous la responsabilité de la Responsable du service Administration et finances des Services Techniques

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics, partenaires et entreprises, et servir d'interface entre la direction des services techniques et les autres services et directions de la ville (Education, Culture, Sport, Petite enfance, Etc...).
- Gérer et classer les demandes des usagers (signalement, demandes d'entretien), traiter les courriers entrants/sortants et gérer les communications électroniques.
- Assurer le suivi administratif des dossiers du service : arrêtés, décisions, conventions, autorisations, et participer à la préparation et mise en forme des documents administratifs (rapports, procès-verbaux).
- Gérer l'archivage des documents (papier et informatique), tenir à jour les bases de données métiers et les calendriers du service.
- Participer à la préparation et au suivi du budget d'exploitation du service : suivi des dépenses courantes, saisie des bons de commande et factures, suivi des devis et travaux.
- Assister à la procédure de commande publique : préparation des dossiers de consultation (DCE), aide à la rédaction des cahiers des charges.
- Assurer le suivi administratif des marchés, des avenants et actes de sous-traitance, rédaction des courriers administratifs.
- Assurer le secrétariat du service : rédaction de courriers, mémos et rapports, préparation des dossiers de travail pour réunions avec élus et partenaires.
- Gérer l'agenda du responsable de service, coordonner les réunions (réservation de salles, fournitures) et traiter les demandes de congés et absences du personnel.

Accueil régulier du public et des entreprises (relations externes fréquentes).
Gestion de dossiers soumis à des délais réglementaires stricts (appels d'offres, marchés publics....).
Respect strict de la confidentialité et de la discrétion vis-à-vis des données administratives et sensibles.
Horaires de travail : 8h00-12h00 et 13h30-17h00
Possibilité de déplacements occasionnels au sein de la collectivité pour réunions et missions.