Agent d'Accueil et Assistant Administratif - Chennevières-Sur-Marne H/F - 93

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation du service.
Assite un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

POSTE ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications.
Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés...
Suivi du planning d'astreinte
Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l'application « je signale » et tout autre canal d'entrée des sollicitations.
Transmission des courriers de 6Tzen par mail au DST et responsables de services
Préparation des dossiers pour les appels d'offres
Gestion des clés des bâtiments communaux avec les sociétés
Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen)
Gestion du tableau des appels téléphoniques et des mails reçus
Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS...)
Réservation de la salle de réunion et gestion du calendrier Outlook
Gestion et commande d'enveloppes et papier de l'imprimante
Gestion des signalements et demandes d'interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE...)

SECRETARIAT
Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau
Elaboration du registre des arrêtés
Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions...)
Rédaction des courriers et gestion du tableau
Rédiger des notes synthétiques et courriers
Gestion et suivi des demandes « E-ATAL et ATAL », clôture des bons travaux
Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l'information
Répondre aux diverses demandes du DST, de la responsable administrative et des responsables de services
Enregistrement du courrier arrivé

EN CAS DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut s'organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant.