Responsable Adjoint du Service Documentation - Archives - Champs sur Marne H/F - 93

Sous l'autorité de la responsable de service, (qu'il/elle remplace en son absence) et en collaboration, vous aurez pour missions :

Principales
- Participer à l'encadrement du service et activement à la démarche de Record Management (RM), à l'analyse du contexte de production des documents et des processus en vue d'élaborer une procédure documentaire et à la réflexion d'un futur archivage électronique.

Documentation
- Répondre aux besoins d'information des services municipaux,
- Développer et administrer le portail d'intranet documentaire, organiser les contenus et services du système d'information documentaire,
- Concevoir et mettre en ½uvre les outils de veille, de diffusion et de partage de l'information.

Archives
- Assurer la collecte, le traitement, la conservation et la communication des archives de la commune,
- En matière de gestion du fonds d'archives : classer, trier les archives et traiter l'arriéré, collecter, conserver et communiquer les archives. Gérer les éliminations,
- Former les agents aux bonnes pratiques de gestion des documents papier et numérique (organisation matérielle et intellectuelle) et aux obligations en matière d'Open data et de protection des données.

Assurées régulièrement
Gestion administrative du service, notamment ;
- Gestion des abonnements, des relances, des commandes, vérification de l'exactitude des factures.

Constitution et actualisation du fonds documentaire, notamment ;
- Réception des demandes internes : accueil physique et téléphonique, messages...,
- Collecte et sélection de l'information (dépouillement des revues tous supports, Internet, bases de données, réseaux...),
- Traitement intellectuel (indexation) et matériel (stockage) de l'information.

Gestion du portail d'intranet documentaire

Archives, notamment ;
- Assurer la collecte, le conseil et le contrôle des versements, selon les procédures réglementaires en vigueur,
- Participer à la conception et à la réalisation d'instruments de recherche et de tableaux de gestion et mettre à jour le récolement,
- Communiquer les documents au public et aux services,
- Participer à la mise en ½uvre d'une démarche de records management / dématérialisation.