Employé Administratif du Service Affaires Générales et Etat Civil - Mairie de Quincy-Sous-Senart H/F - 93

Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Générales, au sein de l'équipe du service Affaires Générales, vous accompagnerez l'usager dans ses démarches administratives et vous participerez à la garantie d'un service de qualité rendu aux usagers.

Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Gestion des demandes administratives relatives à la reconnaissance, la naissance, au P.A.C.S. mariage et décès
* Dossiers de changement de prénom et nom
* Rectification des actes d'état civil
* Affaires militaires
* Délivrance de documents administratifs
* Participation à la gestion du cimetière
* Participation à la révision des listes électorales et à la préparation administrative et matérielle des scrutins

Activités permanentes :

* Travaux de guichet, accueil et gestion des demandes des administrés
* Réception des appels téléphoniques
* Réception, traitement et diffusion de l'information
* Constitution des dossiers de parraines civils et P.A.C.S.
* Célébration des mariages, parrainages civils et P.A.C.S
* Suivi des publications, transcriptions et notifications de reconnaissances, naissances, mariages et décès
* Rédaction des actes d'état civil
* Traitement des demandes de changements de prénom et nom
* Création, duplicata et suivi des livrets de familles
* Saisie des mentions en marge des actes d'état civil
* Tenue des registres, établissement des tables annuelles et décennales, et transmissions au Tribunal Judiciaire
* Traitement et suivi des dossiers de décès, transcriptions, déclarations (soins de conservation, transport de corps, autorisation de fermeture de cercueil, de crémation, d'inhumation, d'exhumation, dispersion des cendres, etc.)
* Traitement et suivi des demandes d'achat et renouvellement des concessions funéraires avec mise à jour des fiches de concessions
* Délivrance des certificats de vie, vie commune, domicile, changement de résidence
* Traitement des dossiers d'attestation d'accueil
* Traitement des demandes d'actes dématérialisés via les outils COMEDEC et HUBEE
* Légalisation de signature
* Enregistrement et traitement du courrier
* Correspondances administratives
* Planification et suivi des rendez-vous et cérémonies du service
* Tri, classement et archivage de documents
* Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Environnement relationnel :

* Partenaires et interlocuteurs internes et externes
* Relations avec les Chefs de services, les Elus (célébrations des mariages), les collègues du service
* Relations avec différents services
* Relations avec les organismes funéraires
* Relations avec les administrations (Préfecture, Tribunal judiciaire, Mairies, Ministère des Affaires Etrangères)

Conditions d'exercice :

* Temps de travail : 37h10 réparties sur 5,5 jours par roulement - ouverture du service du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 et le samedi de 8h45 à 12h30 (périodes estivales et électorales chargées)